- standard
- keine
Erzeugt aus Ticket-Aktivitäten wie Aufgaben, Terminen und Anrufen automatisch Ausgangsrechnungen – mit Zeitrundung, Kulanzberechnung und kundenspezifischen Preisen.
Zeitrundung und Kulanz
Erfasste Zeiten können pro Aktionstyp automatisch aufgerundet werden – etwa auf Viertelstunden, halbe oder volle Stunden. Der Rundungswert ist frei konfigurierbar. Ist bei einer Aktivität Kulanz hinterlegt, wird dieser Anteil automatisch von der offenen Zeit abgezogen. Bereits abgerechnete Zeiten werden intern nachgehalten und bei der nächsten Abrechnung korrekt berücksichtigt. So funktioniert auch die Teilabrechnung über mehrere Rechnungen hinweg.
Sonderposten oder Originalartikel
Administratoren entscheiden, wie die Rechnungspositionen erzeugt werden:
- Sonderposten: Datum, Aktionstyp und Überschrift erscheinen direkt in der Positionsbezeichnung. Der Aktionstext wird als Beschreibung eingefügt.
- Originalartikel: Der Artikel wird aus dem Stamm übernommen. Ticket-Nummer, Aktionsdetails und Notizen stehen im Notizfeld.
Interne Notizen können über eine konfigurierbare Kommentar-Kennzeichnung (z. B. „###") vom Druck ausgeschlossen werden.
Kundenspezifische Preise
Sind in den Artikelstammdaten Sonderpreise für einen Kunden hinterlegt, werden diese automatisch herangezogen. Andernfalls greift der Standardpreis. Der Preis kann im Abrechnungsfenster durch Wechsel des Artikels jederzeit angepasst werden – die Neuberechnung erfolgt live.
Rechnungskonto und Mandant
Das Rechnungskonto wird automatisch anhand des Kontakts ermittelt. Bei mehreren Rechnungskonten erscheint ein Dropdown mit Mandantenname. Zahlungsziel und Mandant werden aus dem Rechnungskonto übernommen. Pflichtfelder, die bei der automatischen Erzeugung nicht befüllt werden können, lassen sich in der Administration gezielt ausschließen.
Abrechnungsstatus im Ticket
Das AddOn ergänzt das Ticketmodul um ein Statusfeld mit drei Stufen: offen, teilabgerechnet und abgerechnet. Der Status wird bei jeder Rechnungserzeugung aktualisiert und gibt im Ticket sofort Auskunft über den Abrechnungsstand.
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- TecArt CRM AddOn
Von der Zeiterfassung zur Rechnung – ohne Umwege
In vielen Unternehmen werden Leistungen im Ticketsystem erfasst: Aufgaben, Termine, Anrufe, interne und externe Aktionen. Die Überführung dieser Zeiten in eine Ausgangsrechnung ist manuell aufwändig und fehleranfällig. Das AddOn Ticketabrechnung schließt diese Lücke. Es liest alle Aktivitäten eines Tickets aus, berechnet die abrechenbare Zeit und erzeugt daraus eine fertige Ausgangsrechnung im TecArt CRM.
Einzel- und Massenabrechnung
Die Abrechnung kann auf zwei Wegen gestartet werden:
- Einzelabrechnung: Direkt aus einem geöffneten Ticket heraus über den Button „abrechnen" in der Toolbar.
- Massenabrechnung: Aus der Ticketübersicht – mehrere Tickets desselben Kontakts markieren und gemeinsam abrechnen. Das AddOn prüft dabei automatisch, ob alle Tickets zum gleichen Kontakt gehören.
Einzelabrechnung
Erzeugt aus einem geöffneten Ticket heraus eine Ausgangsrechnung mit allen erfassten Aktivitäten.
Massenabrechnung
Rechnet mehrere Tickets desselben Kontakts in einem Schritt zu einer gemeinsamen Rechnung ab.
Konfigurierbare Zeitrundung
Rundet erfasste Zeiten pro Aktionstyp auf frei definierbare Intervalle wie Viertel- oder halbe Stunden.
Kulanzberechnung
Berücksichtigt hinterlegte Kulanzwerte und zieht den entsprechenden Anteil automatisch von der offenen Zeit ab.
Teilabrechnungs-Tracking
Speichert jede Abrechnung intern und verhindert so Doppelberechnung bei wiederholter Teilabrechnung.
Kundenspezifische Preise
Erkennt automatisch Sonderpreise für den jeweiligen Kontakt aus den Artikelstammdaten.
Kommentar-Filter
Blendet interne Notizen ab einer konfigurierbaren Kennzeichnung beim Rechnungsdruck aus.
Abrechnungsstatus
Ergänzt das Ticket um ein Statusfeld (offen, teilabgerechnet, abgerechnet) zur Nachverfolgung.
Fünf Aktionstypen – eine Rechnung
Das AddOn berücksichtigt alle zeitbasierten Aktivitäten innerhalb eines Tickets:
- Aufgaben (mit individuellen Buchungseinträgen aus dem Benutzer-Log)
- Termine (nur abgeschlossene, Dauer × Anzahl Benutzer)
- Anrufe
- Interne Aktionen
- Externe Aktionen
Für jeden Aktionstyp wird in der Administration ein eigener Artikel hinterlegt, der bei der Abrechnung automatisch vorausgewählt wird.
- Ausgangsrechnungen
- Tickets
- Artikelstammdaten
- standard
- keine
Erzeugt aus Projektaktivitäten wie Aufgaben, Terminen und Anrufen automatisch Ausgangsrechnungen – mit Zeitrundung, Kulanzberechnung und kundenspezifischen Preisen.
Zeitrundung und Kulanz
Erfasste Zeiten können pro Aktionstyp automatisch aufgerundet werden – etwa auf Viertelstunden, halbe oder volle Stunden. Der Rundungswert ist frei konfigurierbar. Ist bei einer Aktivität Kulanz hinterlegt, wird dieser Anteil automatisch von der offenen Zeit abgezogen. Bereits abgerechnete Zeiten werden intern nachgehalten und bei der nächsten Abrechnung korrekt berücksichtigt. So funktioniert auch die Teilabrechnung über mehrere Rechnungen hinweg.
Sonderposten oder Originalartikel
Administratoren entscheiden, wie die Rechnungspositionen erzeugt werden:
- Sonderposten: Datum, Aktionstyp und Überschrift erscheinen direkt in der Positionsbezeichnung. Der Aktionstext wird als Beschreibung eingefügt.
- Originalartikel: Der Artikel wird aus dem Stamm übernommen. Projekt-Nummer, Aktionsdetails und Notizen stehen im Notizfeld.
Interne Notizen können über eine konfigurierbare Kommentar-Kennzeichnung (z. B. „###") vom Druck ausgeschlossen werden.
Kundenspezifische Preise
Sind in den Artikelstammdaten Sonderpreise für einen Kunden hinterlegt, werden diese automatisch herangezogen. Andernfalls greift der Standardpreis. Der Preis kann im Abrechnungsfenster durch Wechsel des Artikels jederzeit angepasst werden – die Neuberechnung erfolgt live.
Flexibler Kontaktbezug
Der Rechnungskontakt wird nicht aus einem festen Feld gelesen, sondern über einen frei konfigurierbaren Feldnamen im Projektmodul. So lässt sich das AddOn an unterschiedliche Projektstrukturen anpassen – egal ob der Kontakt in einem Standardfeld oder einem benutzerdefinierten Feld hinterlegt ist.
Abrechnungsstatus im Projekt
Das AddOn ergänzt das Projektmodul um ein Statusfeld mit drei Stufen: offen, teilabgerechnet und abgerechnet. Der Status wird bei jeder Rechnungserzeugung aktualisiert und gibt im Projekt sofort Auskunft über den Abrechnungsstand.
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- TecArt CRM AddOn
Vom Projektaufwand zur Rechnung – ohne Umwege
In projektbasierten Unternehmen werden Leistungen über Aufgaben, Termine und Anrufe erfasst. Die manuelle Überführung dieser Zeiten in eine Ausgangsrechnung kostet Zeit und ist fehleranfällig. Das AddOn Projektabrechnung schließt diese Lücke. Es liest alle Aktivitäten eines Projekts aus, berechnet die abrechenbare Zeit und erzeugt daraus eine fertige Ausgangsrechnung im TecArt CRM.
Einzel- und Massenabrechnung
Die Abrechnung kann auf zwei Wegen gestartet werden:
- Einzelabrechnung: Direkt aus einem geöffneten Projekt heraus über den Button „abrechnen" in der Toolbar.
- Massenabrechnung: Aus der Projektübersicht – mehrere Projekte desselben Kontakts markieren und gemeinsam abrechnen. Das AddOn prüft dabei automatisch, ob alle Projekte zum gleichen Kontakt gehören.
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Einzelabrechnung
Erzeugt aus einem geöffneten Projekt heraus eine Ausgangsrechnung mit allen erfassten Aktivitäten.
Massenabrechnung
Rechnet mehrere Projekte desselben Kontakts in einem Schritt zu einer gemeinsamen Rechnung ab.
Konfigurierbare Zeitrundung
Rundet erfasste Zeiten pro Aktionstyp auf frei definierbare Intervalle wie Viertel- oder halbe Stunden.
Kulanzberechnung
Berücksichtigt hinterlegte Kulanzwerte und zieht den entsprechenden Anteil automatisch von der offenen Zeit ab.
Teilabrechnungs-Tracking
Speichert jede Abrechnung intern und verhindert so Doppelberechnung bei wiederholter Teilabrechnung.
Kundenspezifische Preise
Erkennt automatisch Sonderpreise für den jeweiligen Kontakt aus den Artikelstammdaten.
Kommentar-Filter
Blendet interne Notizen ab einer konfigurierbaren Kennzeichnung beim Rechnungsdruck aus.
Abrechnungsstatus
Ergänzt das Projekt um ein Statusfeld (offen, teilabgerechnet, abgerechnet) zur Nachverfolgung.
Drei Aktionstypen – eine Rechnung
Das AddOn berücksichtigt alle zeitbasierten Aktivitäten innerhalb eines Projekts:
- Aufgaben (mit individuellen Buchungseinträgen aus dem Benutzer-Log)
- Termine (nur abgeschlossene, Dauer × Anzahl zugewiesener Benutzer)
- Anrufe
Für jeden Aktionstyp wird in der Administration ein eigener Artikel hinterlegt, der bei der Abrechnung automatisch vorausgewählt wird.
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- Ausgangsrechnungen
- Projekte
- Artikelstammdaten
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- keine
Prüft Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von EU-Geschäftspartnern per Knopfdruck über die offizielle BZSt-API mit automatischem Firmendatenabgleich und regelmäßiger Revalidierung.
Intelligente Bewertung mit Fuzzy-Matching
Das Ergebnis wird automatisch bewertet und klassifiziert: Übereinstimmung bei exakter Datengleichheit, geringe Abweichung bei Tippfehlern oder Abkürzungen, Abweichung bei deutlichen Unterschieden oder ungültig bei nicht existenten Nummern. Das AddOn nutzt Levenshtein-Distanz mit einem Schwellwert von 85 Prozent, um kleinere Schreibfehler und Formatierungsunterschiede automatisch zu erkennen. Das Prüfergebnis wird zweispaltig dargestellt: links die Kontaktdaten aus TecArt, rechts das BZSt-Ergebnis.
Tägliche Revalidierung aller Kontakte
Ein Autorun prüft täglich um 20 Uhr alle Kontakte mit USt-ID. Bereits geprüfte Kontakte werden nach Ablauf des konfigurierten Intervalls erneut validiert, noch nie geprüfte Kontakte erstmals erfasst. Das Intervall ist frei wählbar, Standard sind 60 Tage. Bei großen Datenbeständen arbeitet der Autorun mit Pagination und verarbeitet 200 Kontakte pro Durchlauf. Eine eingebaute Pause von 0,5 Sekunden zwischen API-Aufrufen verhindert Überlastung der BZSt-Server.
Innerdeutsche Prüfung mit Finanzamtsberechtigung
Deutsche USt-IDs können nur geprüft werden, wenn eine Berechtigung beim zuständigen Finanzamt beantragt wurde. Das AddOn prüft vor jedem Aufruf, ob eine deutsche USt-ID vorliegt und ob die Berechtigung aktiviert ist. Ohne Berechtigung werden deutsche Nummern automatisch übersprungen, ausländische EU-USt-IDs können ohne Einschränkung geprüft werden.
Robuste Fehlerbehandlung
Das AddOn erkennt Timeouts, Server-Überlastung und leere Antworten der BZSt-API und zeigt benutzerfreundliche Fehlermeldungen an. Bei Server-Problemen im Autorun bricht dieser automatisch ab, um nicht endlos fehlerhafte Anfragen zu stellen. Alle 26 BZSt-Statuscodes sind mit Beschreibungstexten hinterlegt.
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- TecArt CRM AddOn
Zweistufige Prüfung über offizielle BZSt-Schnittstelle
Das AddOn prüft USt-IDs über die REST-API des Bundeszentralamts für Steuern in zwei Schritten: Zunächst wird die grundsätzliche Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer festgestellt. Ist die Nummer gültig, erfolgt automatisch eine qualifizierte Bestätigungsanfrage, bei der Firmenname, Straße, PLZ und Ort mit den beim EU-Mitgliedstaat hinterlegten Daten abgeglichen werden. Die Prüfung startet per Button direkt aus der Kontaktdetailansicht.
Zweistufige BZSt-Prüfung
Prüft erst Gültigkeit der USt-ID, dann automatisch qualifizierten Firmendatenabgleich über offizielle REST-API.
Intelligente Bewertung
Klassifiziert Ergebnisse automatisch mit Fuzzy-Matching in Übereinstimmung, geringe Abweichung, Abweichung oder ungültig.
Prüfung per Button
Startet USt-ID-Validierung direkt aus Kontaktdetailansicht mit einem Klick, Ergebnisfenster zeigt zweispaltigen Vergleich.
Custom Fields
Speichert Prüfstatus, Prüfdatum und Bewertung dauerhaft in drei Kontaktfeldern für Nachvollziehbarkeit und Reporting.
Täglicher Autorun
Revalidiert alle USt-IDs automatisch nach konfigurierbarem Intervall um 20 Uhr mit Pagination für große Datenbestände.
DE-Berechtigungsprüfung
Verhindert Prüfung deutscher USt-IDs ohne Finanzamtsberechtigung durch automatische Länderkennung vor jedem API-Aufruf.
Fehlerbehandlung
Erkennt Timeouts, Server-Überlastung und Probleme automatisch, bricht Autorun bei Störungen ab.
Automatische Speicherung im Kontakt
Nach der Prüfung kann das Ergebnis mit einem Klick im Kontakt gespeichert werden. Drei Custom Fields dokumentieren den Status: eine Checkbox für "geprüft", ein Auswahlfeld für den Prüfstatus und ein Datumsfeld für den Prüfzeitpunkt. Diese Felder sind im Kontaktdatensatz jederzeit einsehbar.
- Eigene deutsche USt-ID für BZSt-Anfragen
- Optional: Berechtigung des Finanzamts für innerdeutsche USt-ID-Prüfung
- standard
- keine
Extrahiert Rechnungsdaten aus Dokumenten und E-Mail-Anhängen per KI, findet automatisch passende Kontakte und Aufträge und erstellt geprüfte Eingangsrechnungen in TecArt CRM.
Eingangsrechnung mit einem Klick
Nach Prüfung erzeugt das AddOn die Eingangsrechnung in TecArt CRM. Kontakt, Rechnungskonto, Auftrag, Kostenstelle und alle Artikelpositionen werden automatisch übernommen. Das Rechnungsdokument wird direkt angehängt. Optional kann die Rechnung am Elternauftrag statt am Lieferantenauftrag verknüpft werden. Der Workflow-Status wird automatisch auf "Erstellt" oder "Geprüft" gesetzt.
Cache-System für kostenfreie Wiederverarbeitung
Bereits verarbeitete Dokumente werden anhand eines Hash-Werts erkannt. Bei erneuter Verarbeitung lädt das AddOn die Daten aus dem lokalen Cache statt die NATIF.ai API erneut aufzurufen. Dies spart API-Kosten und beschleunigt die Verarbeitung.
E-Mail-Automatisierung
E-Mails mit verarbeiteten Rechnungsanhängen können nach erfolgreicher Eingangsrechnungserstellung automatisch in einen konfigurierten Zielordner verschoben werden.
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- TecArt CRM AddOn
Zwei Wege zur Rechnungsverarbeitung
Das AddOn bietet zwei Einstiegspunkte: Über einen Button im Hauptmenü können Dokumente aus einem Upload-Verzeichnis ausgewählt werden. Alternativ lassen sich Eingangsrechnungen direkt aus E-Mail-Anhängen oder dem Dokumentenmanagement über das Kontextmenü verarbeiten. In beiden Fällen analysiert NATIF.ai die Dokumente und extrahiert automatisch Lieferantendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum sowie alle Rechnungspositionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen.
Automatische Kontakt- und Auftragssuche
Nach der Dokumentenanalyse startet das AddOn automatisch eine mehrstufige Kontaktsuche: Zuerst per USt-ID, dann über PLZ, Ort und Firmenname. Bei eindeutigen Treffern wird der Kontakt direkt ausgewählt, bei mehreren werden Vorschläge angezeigt. Zugehörige Rechnungskonten werden automatisch geladen. Zusätzlich sucht das System nach passenden Lieferantenaufträgen und schlägt diese zur Verknüpfung vor.
KI-Dokumentenerkennung
Extrahiert Rechnungsdaten, Positionen und Lieferanteninformationen automatisch aus PDFs und Bilddateien per NATIF.ai API.
Drei Verarbeitungswege
Verarbeitung über Hauptmenü-Button mit Upload-Verzeichnis, E-Mail-Kontextmenü oder Dokumentenmanagement-Kontextmenü möglich.
Mehrstufige Kontaktsuche
Findet Kontakte über USt-ID, PLZ und Ort oder Firmennamen mit automatischer Vorauswahl bei eindeutigen Treffern.
Automatische Auftragssuche
Ermittelt zugehörige Lieferantenaufträge anhand von Rechnungsdaten und Kontaktzuordnung zur Projektverknüpfung.
Bearbeitbares Artikel-Grid
Zeigt alle Positionen editierbar an, erlaubt manuelles Hinzufügen oder Löschen von Zeilen mit farblicher Kennzeichnung.
Automatische Summenprüfung
Vergleicht Artikelsummen mit Rechnungskopf und optional Auftragswerten, warnt bei Differenzen vor Rechnungserstellung.
Cache-System
Speichert verarbeitete Dokumente lokal per Hash-Wert und ermöglicht kostenfreie Wiederverarbeitung ohne API-Aufruf.
Workflow-Steuerung
Setzt Eingangsrechnungsstatus automatisch auf konfigurierten Workflow-Zustand nach Erstellung.
E-Mail-Automatisierung
Verschiebt verarbeitete E-Mails optional automatisch in definierten Zielordner nach erfolgreicher Rechnungserstellung.
Artikelbearbeitung mit visueller Prüfung
Alle erkannten Rechnungspositionen werden in einem Grid angezeigt. Zeilen können manuell hinzugefügt, gelöscht oder korrigiert werden. NATIF-Zeilen sind grün markiert, Auftragszeilen blau, fehlerhafte Zeilen rot. Das AddOn berechnet automatisch Summen und vergleicht diese mit den Rechnungskopfdaten sowie optional mit Auftragswerten. Bei Abweichungen erfolgt eine Warnung vor der Rechnungserstellung.
- Rechnungen
- Artikel
- NATIF.ai
- standard
- keine
Erstellt vollständige Kopien bestehender Verträge inklusive Artikelpositionen, Customfelder und Objektberechtigungen per Knopfdruck aus Detailansicht oder Übersicht.
Automatische Übernahme aller Vertragsbestandteile
Das AddOn kopiert nicht nur die sichtbaren Standardfelder, sondern auch alle Customfelder, alle Artikelpositionen mit ihren Berechnungen und die vollständigen Objektberechtigungen. Besonders die Übernahme der Berechtigungen ist ein häufig vergessener, aber wichtiger Aspekt beim manuellen Anlegen von Vertragskopien. Das AddOn stellt sicher, dass die Berechtigungsstruktur des Originalvertrags 1:1 übernommen wird.
Konfigurierbare Feld-Ausnahmen
In den AddOn-Einstellungen können Feld-Ausnahmen definiert werden. Diese Ausnahmen erlauben es, bestimmte Felder beim Kopiervorgang mit festen Werten zu überschreiben. Das Format ist einfach: Feldname=Wert, mehrere Ausnahmen werden durch Semikolon getrennt. So lassen sich beispielsweise Workflow-Phasen automatisch zurücksetzen oder Statusfelder auf einen Standardwert setzen.
Dynamische oder statische Felderermittlung
Das AddOn bietet zwei Modi zur Ermittlung der zu kopierenden Felder. Der dynamische Modus fragt alle Vertragsfelder zur Laufzeit über die TecArt API ab, wodurch auch nachträglich angelegte Customfelder automatisch erfasst werden. Der statische Modus verwendet eine fest hinterlegte Feldliste, was deutlich schneller ist. Für Systeme mit vielen Customfeldern oder häufigen Feldänderungen empfiehlt sich der dynamische Modus, für performancekritische Umgebungen der statische.
Debug-Logging für Fehleranalyse
Optional kann ein detailliertes Debug-Logging aktiviert werden. Dieses protokolliert alle Schritte des Kopiervorgangs inklusive Ausführungszeiten für jeden Teilschritt. Dies ist hilfreich bei Performance-Analysen oder zur Fehlersuche in komplexen Vertragsstrukturen.
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- TecArt CRM AddOn
Vollständige Vertragskopien mit einem Klick
Das AddOn fügt einen Button in die Toolbar der Vertragsdetailansicht und in das Kontextmenü der Vertragsübersicht ein. Per Klick öffnet sich ein Dialog, in dem die Anzahl der zu erstellenden Kopien gewählt werden kann. Das AddOn kopiert dann alle Vertragsfelder, sämtliche Artikelpositionen und die Objektberechtigungen vollständig in einen oder mehrere neue Vertragsdatensätze. Nach erfolgreichem Kopieren erscheint eine Erfolgsmeldung, die Vertragsübersicht wird automatisch aktualisiert und das Fenster geschlossen.
Vollständiges Kopieren
Kopiert alle Vertragsfelder, Artikelpositionen und Objektberechtigungen automatisch in neue Vertragsdatensätze.
Zwei Zugriffswege
Button verfügbar in Vertragsdetailansicht-Toolbar und Vertragsübersichts-Kontextmenü für flexiblen Zugriff.
Mehrfachkopien
Erstellt beliebig viele identische Vertragskopien in einem einzigen Vorgang durch Eingabe der gewünschten Anzahl.
Kopieren und Öffnen
Optional direkte Öffnung der letzten Kopie im Bearbeitungsmodus für sofortige Anpassungen nach dem Kopiervorgang.
Feld-Ausnahmen
Überschreibt definierte Felder beim Kopieren mit festen Werten für automatisches Zurücksetzen von Status oder Workflow-Phasen.
Dynamische Felderermittlung
Optional automatische Abfrage aller Vertragsfelder via API zur Laufzeit für vollständige Erfassung nachträglich angelegter Customfelder.
Automatische UI-Aktualisierung
Aktualisiert Vertragsübersicht automatisch nach Kopiervorgang und zeigt Erfolgsmeldung als Hinweisbox an.
Zwei Kopiermodi für unterschiedliche Arbeitsweisen
Der Button "Kopieren" erstellt die Vertragskopien im Hintergrund und schließt das Fenster nach erfolgreicher Ausführung. Der Button "Kopieren und Öffnen" erstellt ebenfalls die gewünschte Anzahl Kopien, öffnet jedoch zusätzlich die zuletzt erstellte Kopie direkt im Bearbeitungsmodus. Dies ist besonders nützlich, wenn nach dem Kopieren sofort Anpassungen vorgenommen werden sollen.
- TecArt-Modul: Verträge (CONTRACTS)
- TecArt-Modul: Artikel (ARTICLES)
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